مقارنة بين تطبيقات إدارة المخزون المخصصة وإدارة المخزون عبر مايكروسوفت إكسل

لسنوات عديدة، استخدمت الشركات والمؤسسات من جميع الأحجام حول العالم برنامج إكسل كتطبيق مخصص لإدارة المخزون، ومع ذلك، مع وجود العديد من تطبيقات إدارة المخزون المخصصة التي تقدم حلولًا أكثر تعقيدًا، فإن جدوى إكسل لهذه المهمة أمر مشكوك فيه.

برنامج إكسل مفيد جدًا، لكن هل هو جيد بما يكفي لإدارة المخزون؟ للإجابة على هذا السؤال، دعنا نقارن إدارة المخزون في إكسل بتطبيقات إدارة المخزون.

طريقة تصدير جهات الاتصال من أندرويد إلى إكسل (شرح بالصور)

لماذا تستخدم العديد من الشركات برنامج إكسل لإدارة المخزون؟

يعد إكسل في الأساس تطبيق جداول بيانات يستخدم شبكات من الخلايا لدمج البيانات وتنظيمها وحسابها ومعالجتها بسرعة. ولكنه يتجاوز العمليات الحسابية الأساسية – يحتوي إكسل على قوالب وميزات لإدارة المشاريع والمحاسبة والتنبؤ والمهام المهنية الأخرى. هذا هو السبب في أنه أيضًا تطبيق لإدارة المخزون للعديد من الشركات.

كما أن برنامج إكسل رخيص، لذا فإن حواجز الدخول منخفضة. ما عليك سوى شراء ترخيص لمايكروسوفت أوفيس وستكون جاهزًا للانطلاق. هذا هو السبب في أنك ستجد الجميع يستخدمه، من الشركات الناشئة إلى الشركات الكبيرة.

علاوة على ذلك، يعد إكسل متعدد الاستخدامات للغاية. يمكنك تخصيصه وفقًا لمتطلباتك الخاصة وإضافة وحدات ماكرو وصيغ ونماذج مخصصة. باستخدام إكسل، يمكنك تجاوز الأرقام المملة. أنشئ رسومًا بيانية ومخططات قوية لعرض بياناتك وتحليلها بشكل مرئي.

طريقة إدراج البيانات في إكسل من الصور (شرح بالصور)

سلبيات إدارة المخزون باستخدام برنامج إكسل

ليس هناك شك في أن برنامج إكسل يقدم ميزات رائعة للشركات الناشئة والشركات الصغيرة لاستخدامها في إدارة المخزون. ولكن مع نمو الأعمال التجارية، تنشأ المشاكل بسبب قيود برنامج إكسل كأداة لإدارة المخزون. فيما يلي بعض هذه القيود:

سجلات البيانات وغياب الأمان

في أي عمل تجاري، يحتاج العديد من الأطراف إلى الوصول إلى أقسام محددة من بيانات المخزون. هذه مشكلة عند العمل مع إكسل لأنها لا توفر وصولاً يستند إلى الأدوار. أي شخص لديه حق الوصول إلى جدول بيانات المخزون قد يكون لديه حق الوصول أو لا يمكنه ذلك على الإطلاق، مما يجعل من الصعب حماية معلومات الشركة الحساسة.

من الممكن تتبع التغييرات في إكسل، ولكنها ليست كافية للشركات التي لديها مجموعات بيانات مخزون كبيرة ومعقدة. من الصعب تتبع من قام بتغيير بيانات المخزون، وما هي التغييرات التي تم إجراؤها، ومتى.

يسهّل مسار التدقيق المحدود هذا على أي شخص تعديل بيانات المخزون لإخفاء النشاط الاحتيالي، مما يعرض سلامة بيانات المخزون للخطر.

العملية تستغرق وقتًا طويلاً ونقص الأتمتة

تمتلك الشركات الأكبر حجمًا مخزونًا أكبر يجب توثيقه يدويًا في إكسل. من إدخال البيانات والتحديثات إلى التنظيم والمراجعة، يمكن أن تكون إدارة المخزون في إكسل مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً للشركات.

في عالم مثالي، نريد مطالبة إكسل باتخاذ بعض الإجراءات بعد انخفاض المخزون إلى مستوى معين حتى نتمكن من إعادة الترتيب. لسوء الحظ، ليس هذا هو الحال في إكسل، لأنه لا يحتوي على إمكانات أتمتة.

(الأنماط والإجراءات من سامسونج) ضد (إجراءات مساعد جوجل) .. ما هي أداة الأتمتة الأفضل؟

 زيادة احتمال الخطأ البشري

هناك مشكلة أخرى تتعلق بإدخال البيانات يدويًا وهي احتمال حدوث خطأ بشري. غالبًا ما يمكن تجنب مثل هذه الأخطاء على نطاق صغير، ولكن الخطأ البشري يكاد يكون حتميًا عند التعامل مع تدفقات البيانات الكبيرة من مصادر متعددة.

على سبيل المثال، يمكن أن تؤثر الوظيفة السيئة على خلايا متعددة، إن لم يكن في جدول البيانات بأكمله، مما قد يؤدي إلى تقارير خاطئة. غالبًا ما تؤدي هذه الأخطاء التي تبدو غير ضارة إلى نتائج خاطئة تكلف الشركات ملايين الدولارات.

كما يمكن أن يكون العثور على هذه الأخطاء وإصلاحها مهمة صعبة للغاية. كيف تجد الفواصل المفقودة والعلامات العشرية في آلاف خلايا البيانات؟ حتى إذا تم العثور على مشاكل، فغالبًا ما تحتاج إلى إصلاح عبر خلايا متعددة، الأمر الذي قد يستغرق ساعات.

عدم وجود تحديثات في الوقت الفعلي

تتطلب الإدارة الفعالة للمخزون بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات سريعة ودقيقة. ومع ذلك، هذا غير ممكن في إكسل حيث يجب تحديث جدول البيانات يدويًا في كل مرة يتم فيها بيع شحنة أو منتج. حتى مع وجود أكثر الموظفين تفانيًا والمخزون الدقيق والإمدادات المتوفرة، غالبًا ما تكون بيانات إكسل متخلفة عن الركب.

بدون تحديثات في الوقت الفعلي، غالبًا ما يتعين على الشركات اتخاذ قرارات بناءً على بيانات قديمة. هذا يمكن أن يؤدي إلى العديد من المشاكل مثل زيادة المخزون ونقص المخزون.

تعاون محدود

العمل مع البيانات من مصادر متعددة، والتعاون الفعال أمر ضروري لإدارة المخزون. يحتوي إكسل على العديد من ميزات التعاون بخلاف مشاركة المصنفات والتعليقات والوظائف الإضافية لجهات خارجية. ومع ذلك، فإن التحديث المتزامن لبيانات المخزون يمثل مشكلة في إكسل. كيف تتعلم مايكروسوفت إكسل بسرعة: تحقق من أهم النصائح لدينا.

أسباب التبديل إلى تطبيقات إدارة المخزون

إذا كنت تواجه مشكلات أثناء إدارة مخزونك في إكسل، فستحتاج إلى استخدام تطبيق مخصص لإدارة المخزون. بخلاف إكسل، تم تصميم هذه التطبيقات خصيصًا لإدارة المخزون وتجمع بسلاسة جميع جوانب إدارة المخزون، بما في ذلك قنوات المبيعات والتزويد والتنبيهات.

بصرف النظر عن توفير حل شامل، تعمل تطبيقات إدارة المخزون مثل Cin7 و Zoho Inventory على أتمتة العمليات من خلال الإشعارات والتنبيهات. إنها توفر قدرات إعداد تقارير متخصصة تساعدك على التنبؤ باتجاهات المبيعات واتخاذ القرارات بناءً على بيانات المخزون في الوقت الفعلي.

ميزات تطبيقات إدارة المخزون مقارنة ببرنامج إكسل

تقدم تطبيقات إدارة المخزون الحديثة مزايا كبيرة مقارنة ببرنامج إكسل. يؤدي ذلك إلى التخلص من مشكلات الأتمتة وقابلية التوسع التي يواجهها مستخدمو إكسل في تطبيقات إدارة المخزون.

دعنا نلقي نظرة على نقاط القوة في تطبيقات إدارة المخزون ونرى كيف تفوقت على إكسل:

1- يعزز أمن البيانات من خلال الوصول المستند إلى الدور

على عكس إكسل، توفر تطبيقات إدارة المخزون وصولاً يستند إلى الأدوار. يمكن للمسؤولين تعيين أدوار ذات حقوق ومستويات وصول مختلفة.

على سبيل المثال، يمكن أن يتمتع مدير المستودعات بحق الوصول الكامل إلى تطبيق لديه أذونات للوصول إلى البيانات المتاحة، وإنشاء التقارير، وتقديم الطلبات، وما إلى ذلك.

في الوقت نفسه، يمكن لموظفي إدخال البيانات الوصول إلى شاشات إدخال البيانات فقط.

كما يساعد الوصول المستند إلى الدور في إنشاء التسلسل الهرمي للشركة والحفاظ عليه وتحسين أمان معلومات الشركة الحساسة.

بالإضافة إلى ذلك، يساعدك على تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على النظام ومن قام بها ومتى. هذا يزيد من المساءلة ويقلل من فرص انتهاك الخصوصية والاحتيال.

2- الأتمتة توفر على الشركات الوقت والموارد

تستخدم تطبيقات إدارة المخزون تقنية RFID أو ماسحات الباركود لأتمتة إدارة المخزون. طريقة أتمتة الفرز. عندما تصل مستويات المخزون إلى حدود معينة، يتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا لمنع زيادة المخزون أو نقص المخزون.

تجعل أتمتة العمليات الأمور أكثر قابلية للإدارة وتوفر وقت شركتك ومواردها. هذه خطوة للأعلى مقارنة ببرنامج إكسل، مما يجعل توسيع نطاق عملك أسهل بكثير من خلال التخصيص الاستراتيجي للوقت والموارد التي يتم توفيرها للمبادرات المربحة.

باستعمال تطبيق MacroDroid تعلم طريقة أتمتة أي مهمة على أندرويد .. شرح بالصور

3- بيانات يمكنك الوثوق بها

من خلال أتمتة معظم جوانب إدارة المخزون، تقلل تطبيقات إدارة المخزون من احتمال حدوث خطأ بشري. فهو لا يزيد من موثوقية البيانات الملتقطة فحسب، بل يقلل أيضًا من الوقت والموارد التي يتم إنفاقها على التدقيق وتصحيح الأخطاء.

كما تُترجم البيانات الموثوقة إلى تنبؤات دقيقة ضرورية لنمو أي عمل تجاري. يساعد التحليل الدقيق للبيانات الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إعادة الترتيب وتخصيص الموارد، وتحسين الربحية وتمكين قابلية التوسع.

4- سهولة تكامل النظام

يمكن دمج تطبيقات إدارة المخزون مع الأقسام الأخرى في عملك، مثل الشراء والمبيعات والمحاسبة. يلغي هذا التكامل السلس حاجة الشركات إلى جمع البيانات يدويًا من الأقسام المختلفة ودمجها في مصنفات إكسل.

غالبًا ما يتضمن التوسع ممارسة الأعمال التجارية في أسواق مبيعات متعددة في وقت واحد. باستخدام إكسل، يجب إنشاء العديد من مصنفات المخزون وإدارتها لقنوات مبيعات مختلفة والسعي لإبقائها موثوقة ومحدثة.

تجعل تطبيقات إدارة المخزون العملية أسهل من خلال دمج جميع القنوات. كما يقوم تلقائيًا بجمع البيانات ويوفر تتبعًا للمخزون في الوقت الفعلي، مما يوفر لك متاعب إدارة مثل هذا الكم الهائل من البيانات في تطبيق إدارة المخزون.

شرح طريقة استخراج جدول البيانات من ملف PDF

5- أصبح التنبؤ والتخطيط أسهل

لقد تأخرت إدارة المخزون في إكسل بسبب طبيعتها اليدوية. هذه الفجوة بين جرد جدول البيانات ومخزون المستودعات هي عائق رئيسي أمام التنبؤ الفعال والتخطيط واتخاذ القرار. في النهاية، ستكافح الشركات لتلبية متطلبات السوق المتزايدة باستمرار ولن تكون قادرة على التنافس مع أولئك الذين يستخدمون الحلول الآلية.

كما تعمل تطبيقات إدارة المخزون على سد هذه الفجوة ببيانات المخزون في الوقت الفعلي. تعرف على مستويات المخزون عبر مواقع متعددة وأوامر الشراء والمزيد في أي وقت.

أصبح التنبؤ والتخطيط أسهل وأكثر دقة بمساعدة بيانات الوقت الفعلي التي يمكن الوصول إليها.

تساعد تطبيقات إدارة المخزون على تنمية مشاريعك

عادةً ما يكون برنامج إكسل كافيًا للشركات الصغيرة. خاصة إذا لم يكن لديك الأموال اللازمة للإنفاق على تطبيقات إدارة المخزون المتخصصة.

ومع ذلك، يصبح هذا حاجزًا قابلية للتوسع إذا كان عملك ينمو. لذلك، سيأتي وقت تظهر فيه مشاكل ملحوظة. عندما يحين ذلك الوقت، يكون تطبيق إدارة المخزون المخصص جزءًا من الحل.

تعمل تطبيقات إدارة المخزون على تمكين الشركات من إدارة المخزون بشكل أفضل عن طريق أتمتة العمليات والقضاء على الأخطاء البشرية وتحسين التعاون. ومع ذلك، لا ينبغي أن تقتصر الأتمتة على إدارة المخزون. كما يجب أن تسعى الشركات باستمرار لتحسين الكفاءة والربحية من خلال أتمتة جوانب مختلفة من عملها.